Cấp sổ đỏ lần đầu 2026: điều kiện, hồ sơ, chi phí và thời gian giải quyết

Cấp sổ đỏ lần đầu là thủ tục đăng ký đất đai và cấp giấy chứng nhận cho thửa đất đang sử dụng nhưng chưa từng có sổ. Năm 2026, người dân nộp đơn mẫu số 15 kèm giấy tờ về đất (nếu có) tại bộ phận một cửa, Văn phòng đăng ký đất đai hoặc trực tuyến; thời hạn đăng ký không quá 17 ngày làm việc, trong đó bước cấp giấy không quá 3 ngày. Đất không có giấy tờ, sử dụng ổn định từ trước 01/7/2014, không vi phạm pháp luật đất đai vẫn có thể được cấp.

Chi phí tuỳ nguồn gốc và thời điểm sử dụng đất: có trường hợp chỉ nộp lệ phí, có trường hợp nộp 20% hoặc 40% giá đất ở theo bảng giá. Bài viết hướng dẫn điều kiện, hồ sơ, sáu bước giải quyết, các khoản phải nộp kèm ví dụ, thời hạn và lý do hồ sơ hay bị trả.

Trường hợp nào được cấp sổ đỏ lần đầu

Cấp lần đầu áp dụng khi thửa đất chưa từng được cấp bất kỳ loại giấy chứng nhận nào. Các tình huống thường gặp:

• Đất ông bà, cha mẹ để lại, sử dụng nhiều đời nhưng chưa đăng ký.
• Đất có giấy tờ cũ như giấy tờ trước 15/10/1993, sổ địa chính, giấy chứng nhận tạm thời, nhưng chưa đổi sang giấy chứng nhận.
• Đất mua bằng giấy tay từ lâu, người bán cũng chưa có sổ.
• Đất được giao, phân phối qua hợp tác xã, nông trường, cơ quan, đơn vị.
• Phần diện tích còn lại của thửa đất trước đây mới được cấp sổ một phần (bổ sung theo Nghị định 49/2026/NĐ-CP).

Đất đã có sổ nhưng sổ cũ, rách, ghi sai thì làm cấp đổi hoặc đính chính; xem toàn tập thủ tục sổ đỏ 2026.

Đất có giấy tờ và không có giấy tờ: điều kiện khác nhau

Đất có giấy tờ về quyền sử dụng đất (Điều 137)

Người đang sử dụng đất ổn định, có một trong các loại giấy tờ theo Điều 137 Luật Đất đai 2024 thì được cấp giấy chứng nhận. Nhóm giấy tờ thường gặp:

• Giấy tờ về quyền được sử dụng đất do cơ quan có thẩm quyền cấp trước 15/10/1993 trong quá trình thực hiện chính sách đất đai.
• Tên trong sổ đăng ký ruộng đất, sổ địa chính, giấy chứng nhận tạm thời lập trước 15/10/1993.
• Giấy tờ hợp pháp về thừa kế, tặng cho quyền sử dụng đất hoặc nhà gắn liền với đất.
• Giấy tờ chuyển nhượng, mua bán nhà ở gắn liền với đất trước 15/10/1993 được UBND cấp xã xác nhận.
• Giấy tờ thanh lý, hoá giá nhà ở thuộc sở hữu nhà nước; giấy tờ do chế độ cũ cấp.
• Bản án, quyết định của toà án, quyết định giải quyết tranh chấp đã có hiệu lực.

Theo Nghị quyết 254/2025/QH15 (hiệu lực 01/01/2026), người có giấy chứng nhận tạm thời cấp từ 15/10/1993 trở về sau cũng được xét cấp theo khoản 3 Điều 137.

Giấy tờ đứng tên người khác (ví dụ người bán trước đây) kèm giấy tờ chuyển quyền có chữ ký các bên vẫn được xem xét. Trường hợp mua bằng giấy tay chưa sang tên được xử lý theo hướng dẫn riêng; mốc thời gian và điều kiện còn được hiểu khác nhau giữa các địa phương, và dự thảo Luật Đất đai (sửa đổi) đang đề xuất mở rộng. Nên hỏi Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất trước khi nộp.

Đất không có giấy tờ (Điều 138)

Điều kiện chung: không vi phạm pháp luật đất đai, không thuộc trường hợp đất được giao không đúng thẩm quyền, không có tranh chấp. Luật chia theo ba mốc thời gian bắt đầu sử dụng:

Phần diện tích đất ở vượt hạn mức phải nộp tiền sử dụng đất ở tỷ lệ cao hơn. Phần đất còn lại của thửa được công nhận theo hiện trạng (thường là đất nông nghiệp); muốn chuyển sang đất ở sau này phải làm thủ tục chuyển mục đích sử dụng đất.

Người dân không phải tự đi xin xác nhận “đất không tranh chấp, phù hợp quy hoạch, sử dụng ổn định” như trước. Theo Nghị định 151/2025/NĐ-CP, cơ quan giải quyết tự lấy thông tin này khi xử lý hồ sơ.

Đất có vi phạm hoặc giao không đúng thẩm quyền (Điều 139, 140)

Đất lấn chiếm, tự chuyển mục đích, nhận chuyển nhượng đất nông nghiệp vượt hạn mức trước 01/7/2014, hoặc đất do người không có thẩm quyền giao, có thể được xem xét cấp nếu đáp ứng điều kiện riêng và nộp tiền sử dụng đất ở mức cao hơn. Vi phạm phát sinh từ 01/7/2014 trở đi thì không được xét theo Điều 139.

Hồ sơ cấp sổ đỏ lần đầu cần chuẩn bị

Theo hướng dẫn trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ (04/12/2025), hồ sơ của hộ gia đình, cá nhân gồm:

• [ ] Đơn đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất theo Mẫu số 15 ban hành kèm Nghị định 151/2025/NĐ-CP (thay Mẫu số 04/ĐK trước đây). Trong đơn chọn đề nghị: đăng ký đất đai, cấp giấy chứng nhận và/hoặc ghi nợ tiền sử dụng đất.
• [ ] Một trong các giấy tờ về quyền sử dụng đất theo Điều 137 (nếu có).
• [ ] Giấy tờ về nhận thừa kế quyền sử dụng đất, nếu thửa đất là di sản thừa kế chưa được cấp sổ.
• [ ] Giấy tờ về tài sản gắn liền với đất (giấy phép xây dựng, giấy tờ mua bán nhà…) nếu muốn ghi nhận cả nhà.
• [ ] Mảnh trích đo bản đồ địa chính thửa đất (nếu có).
• [ ] Chứng từ thực hiện nghĩa vụ tài chính, giấy tờ miễn, giảm (nếu có).
• [ ] Văn bản uỷ quyền, nếu nhờ người khác làm.

Với đất không có giấy tờ, nên chuẩn bị thêm tài liệu chứng minh thời điểm bắt đầu sử dụng ổn định: biên lai nộp thuế nhà đất, giấy tờ đăng ký cư trú tại địa chỉ, hợp đồng mua điện, nước… UBND cấp xã căn cứ các tài liệu này để xác định thời điểm.

Quy trình 6 bước và nơi nộp

Nơi nộp

• Bộ phận một cửa của UBND cấp xã, Trung tâm phục vụ hành chính công hoặc chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai.
• Trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bằng tài khoản VNeID: tìm “đăng ký đất đai lần đầu”, chọn tỉnh, phường xã, nộp đơn điện tử và tải giấy tờ.
• Từ 01/7/2025, hồ sơ có thể nộp tại bất kỳ điểm tiếp nhận nào trong cùng tỉnh, thành phố, không bắt buộc nộp đúng nơi có đất.

Sáu bước giải quyết

1. Tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ. Hồ sơ thiếu được hướng dẫn bổ sung.
2. Xác minh, đo đạc. Kiểm tra hiện trạng, nguồn gốc, thời điểm sử dụng; đo đạc hoặc kiểm tra mảnh trích đo.
3. Niêm yết công khai kết quả kiểm tra tại UBND cấp xã và khu dân cư với các trường hợp phải niêm yết (thời gian niêm yết không tính vào thời hạn).
4. Xác định nghĩa vụ tài chính. Cơ quan đất đai gửi thông tin sang cơ quan thuế; cơ quan thuế ra thông báo tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ.
5. Nộp tiền theo thông báo, hoặc làm thủ tục ghi nợ nếu thuộc diện được ghi nợ.
6. Ký, trao giấy chứng nhận. Không quá 3 ngày làm việc cho bước cấp giấy.

Thẩm quyền ký giấy theo khoản 2 Điều 14 Nghị định 49/2026/NĐ-CP (hiệu lực 31/01/2026): Chủ tịch UBND cấp xã khi cấp xã quyết định công nhận, giao đất, cho phép chuyển mục đích; cơ quan quản lý đất đai cấp tỉnh khi cấp tỉnh quyết định; Văn phòng đăng ký đất đai các trường hợp còn lại. Bộ phận tiếp nhận sẽ chuyển hồ sơ đúng nơi.

Các khoản phải nộp: tiền sử dụng đất, lệ phí trước bạ, lệ phí cấp sổ

Đất có giấy tờ theo khoản 1, 2, 3 Điều 137 thường không phải nộp tiền sử dụng đất, chỉ nộp thuế, phí, lệ phí. Đất có giấy tờ giao đất nhưng người được giao chưa nộp tiền thì phải nộp theo thông báo hoặc theo cách tính tại Điều 9 Nghị định 103/2024/NĐ-CP. Giá đất ở trong bảng giá tại TP.HCM áp dụng theo Nghị quyết 87/2025/NQ-HĐND; xem bảng giá đất TP.HCM 2026.

Ví dụ minh hoạ

Giả định: một gia đình dùng đất ở không có giấy tờ từ năm 2000, không vi phạm, không tranh chấp; thửa đất 120 m², toàn bộ nằm trong hạn mức giao đất ở của địa phương; giá đất ở trong bảng giá tại vị trí thửa đất là 15 triệu đồng/m². Các con số chỉ để minh hoạ.

• Tiền sử dụng đất (sử dụng từ 15/10/1993 đến trước 01/7/2004, mức 20%): 120 × 15.000.000 × 20% = 360 triệu đồng.
• Lệ phí trước bạ: 120 × 15.000.000 × 0,5% = 9 triệu đồng.
• Cộng thêm phí thẩm định, lệ phí cấp giấy và chi phí đo đạc nếu có.

Nếu cùng thửa đất nhưng bắt đầu sử dụng năm 2008 (mức 40%), tiền sử dụng đất là 120 × 15.000.000 × 40% = 720 triệu đồng. Nếu bắt đầu sử dụng trước 15/10/1993, phần trong hạn mức công nhận đất ở không phải nộp tiền sử dụng đất. Chứng minh đúng thời điểm sử dụng đất vì thế rất quan trọng.

Thời hạn giải quyết và những lý do hay bị trả hồ sơ

Cấp sổ đỏ lần đầu mất bao lâu

Theo Phụ lục I Nghị định 151/2025/NĐ-CP:

• Đăng ký đất đai, tài sản gắn liền với đất lần đầu: không quá 17 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
• Cấp giấy chứng nhận: không quá 3 ngày làm việc.
• Xã miền núi, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn: cộng thêm 10 ngày làm việc.
• Không tính thời gian xác định, thực hiện nghĩa vụ tài chính; xem xét xử lý vi phạm; niêm yết công khai, đăng tin; trưng cầu giám định; phân chia di sản thừa kế.

Thực tế, tổng thời gian có thể dài hơn nếu phải đo đạc lại, chờ thông báo thuế hay bổ sung giấy tờ.

Lý do hồ sơ hay bị trả hoặc kéo dài

• Thiếu tài liệu chứng minh thời điểm sử dụng đất, nhất là với đất không giấy tờ.
• Đang có tranh chấp ranh giới với hàng xóm, tranh chấp thừa kế trong gia đình.
• Diện tích đo đạc khác giấy tờ, ranh giới chưa thống nhất với các thửa liền kề.
• Đất lấn chiếm đất công, hành lang giao thông, kênh rạch, hoặc vi phạm phát sinh từ 01/7/2014 trở đi.
• Người sử dụng đất đã mất nhưng chưa làm thủ tục khai nhận di sản; xem sổ đỏ đứng tên người đã mất.
• Đơn khai sai, thiếu chữ ký của các thành viên có chung quyền sử dụng đất.

Trước khi nộp, nên tra cứu quy hoạch khu đất để biết thửa đất có nằm trong khu vực dự kiến thu hồi hay không: cách tra cứu quy hoạch TP.HCM, Đồng Nai. Sau khi có sổ, mọi giao dịch mua bán phải công chứng và đăng ký biến động; xem thủ tục sang tên sổ đỏ 2026. Muốn hiểu sổ mình được cấp thuộc mẫu nào: sổ đỏ và sổ hồng khác nhau thế nào.